[018] Excel 기본작업 - 엑세스에 있는 데이터(외부 데이터) 엑셀로 가져오기

이제부터 본격적으로 엑셀의 주요 기능에 대해 알아보도록 하겠습니다.

주요 기능 설명은 컴활 1급의 맥락을 따라가는 형식으로 진행됩니다.

지금 다루는 부분은 컴활 1급에서 배점이 15점으로 배정되어있습니다.

매우 중요한 부분이므로 꼭 알아두어야 합니다.

 

현재 상황은

엑셀 시트 A3셀로 엑세스 자료를 가져오고 싶은 상황입니다.

엑세스는 엑셀과 같은 프로그램 이름인데

우선은 그냥 엑셀 프로그램 밖에있는 문서파일이라고 생각합시다.

 

 

 

 

 

먼저 A3셀을 클릭 해 놓고

리본 메뉴의 데이터 탭으로 가서 기타 원본 항목, Microsoft Query 항목을 차례로 클릭합니다.

 

맨 왼쪽에 Access라고 쓰인 버튼(파란 박스 안)을 클릭하여 가져오게되면

엑세스에 있는 데이터가 전부 출력되는데

지금은 자료를 몇몇 데이터만 추려서 가져오고 싶은 상황입니다.

파란 박스를 클릭하여 데이터를 가져오면

어떤 상황이 벌어지는지 먼저 확인해보겠습니다.

 

 

 

 

 

 

엑세스 안의 모든 데이터가 엑셀에 출력되었습니다.

하지만 저는 제가 원하는 조건에 맞는 것들(이름, 부서명, 영어독해)만

뽑아서 엑셀에 나타내고 싶습니다.

 

그렇게 하기 위해서는 아까 보았던 Microsoft Query를 선택해야 합니다.

 

 

 

 

 

 

Microsoft Query를 클릭하면 위와 같은 화면이 나옵니다.

엑세스 파일에 있는 내용을 출력할 것 이므로

MS Access Database를 클릭한 후 확인을 누르겠습니다.

 

 

 

 

 

 

가져올 엑세스 파일을 선택합니다.

위 사진에는 엑세스 파일 묶음이 개개비 폴더 안에 있습니다.

컴활 1급 시험에서 가져올 엑세스 파일은 

보통 C:\>OA 폴더 안에 위치하게 됩니다.

선택하였으면 확인 버튼을 누릅니다.

 

 

 

 

 

 

확인을 누르면 엑세스 파일이 소유하고있는

테이블 정보가 나타납니다.

테이블은 엑세스 용어라고 볼 수 있는데 우선은 '표'라고만 생각합시다.

현재 이 엑세스 파일은 테이블을 1개 가지고 있습니다.

+ 버튼을 눌러서 테이블을 열어보겠습니다.

 

 

 

 

 

 

테이블을 열면 필드 목록이 주르륵 나타날 것입니다.

여기서 필드란 테이블의 하위 개념인데

'표'안에있는 '열'정도로 생각하면 됩니다.

보고싶은 필드를 클릭한 후 > 버튼을 눌러 오른쪽으로 옮겨보겠습니다.

이름, 부서명, 영어독해 부분만 볼 것이므로 

이름, 부서명, 영어독해 필드만 오른쪽으로 옮깁니다. 

 

 

 

 

 

다 옮겼으면 다음버튼 눌러서 넘어갑니다.

 

 

 

 

 

 

이제는 필드 속 레코드에 있는 내용을 선별하여 출력할 수 있습니다.

여기서 '레코드'는 '필드'의 하위개념으로

엑셀의 '셀'과 비슷한 것이라고 생각하면 됩니다.

오늘따라 성이 '최'인 사람이 보기 싫다면

빨간 박스의 버튼을 클릭하여

'제외할 시작 값'을 선택하고

오른쪽 파란 박스에 '최'라고 적어넣습니다.

 

초록색 박스에는 그리고/또는 이라고 적혀있는데

'그리고'는 ---> '~이면서'

'또는'은 ---> '~아니면'

라고 생각하면 편할 듯 합니다.

예를 들어

어떤 여자가  잘 생김 '그리고' 키 180 이상 을 선택하겠다 함은,

잘 생겼으면서 키도 180 이상인 남자를 선택하겠다는 것입니다.

 

반면

어떤 여자가 잘 생김 '또는' 키 180 이상 을 선택했다면

잘 생겼거나 아니면 (못 생겼어도)키가 180 이상이라면 그 남자를 선택하겠다는 것입니다.

 

즉, 첫 번째 그리고의 기준이 더 까다롭습니다.

 

 

 

 

 

 

이번에는 부서명을 클릭해 보겠습니다.

전 강사부나 영업부에있는 사람들만 보고싶습니다.

빨간 박스를 클릭해서

=  을 선택하고

파란 박스의 화살표를 클릭하면

부서 목록이 나오는데 거기서 강사부를 클릭합시다.

'= 강사부' 라는 조건이 완성되는데 이는 

[나는 '강사부' 라고 적힌 레코드만 뽑아오겠다]라는 뜻입니다.

영업부도 똑같이 하면 됩니다.

 

잠시

강사부와 영업부 사이에 있는 '그리고'와 '또는'(초록색 박스)을 봅시다.

만일 여기에서 내가 강사부 '그리고' 영업부를 선택한다면

강사부와 영업부에서 동시에 일하고 있는 사람을 뽑아오겠다는 뜻이 됩니다.

그런 사람은 없으므로 (세번째 이미지 참고)

만약에 이런 조건이라면

엑셀에서는 아무것도 출력되지 않을 것입니다.

 

그러므로

강사부이거나 아니면 영업부인 레코드를 출력하기 위해서는

'그리고'가 아니라 '또는'을 선택해야 한다는 것을 알아둡시다.

 

 

 

 

 

 

글로벌 시대,

영어 독해만큼은 60점 이상인 사람을 뽑고 싶다고 합시다.

왼쪽 부분(파란 박스)은 화살표를 클릭하여

등호를 맞추어 주면 되고

오른쪽 부분(노란 박스)은 직접 숫자를 작성하도록 합니다.

 

60점 이상이므로

>=을 선택하고 60을 작성했습니다.

 

다 했으면 다음버튼을 누릅시다.

 

참고로 등호에도 작성하는 순서가 있는데 알아두도록 합니다.

=> 이건 틀린 등호입니다
>= 이것이 맞는 등호입니다.

>< 이것도 틀린 등호입니다.
<> 이것이 맞는 등호입니다.

 

또 주의하여야 할 점은

왼쪽 부분(파란 박스)을 선택한 후 

오른쪽 부분(노란 박스)을 선택하거나 작성할 때

1. 문자(ex 부서명 필드)는 목록에서 선택하고

2. 숫자(ex 영어 독해 점수 필드)는 직접 타이핑하여 작성해야한다는 것입니다.

또, 3. 특정 문자만 가져오는 경우(ex 이름 필드에서 특정 성만 제외하기)에도 직접 타이핑하여 작성해야 합니다.

 

 

 

 

 

 

위 사진은

파일을 출력할 시에

출력되는 순서를 결정하는 부분입니다.

 

화살표를 눌러 기준을 정하도록 합니다.

첫째 기준이 제일 힘이 센 기준입니다..

오름차순은 - 기준점을 기반으로 작은 값부터 표시해줍니다. 숫자 : 1 2 3 4 5 ...   문자 : ㄱㄴㄷㄹㅁ...   순서로 표시.
내림차순은 - 기준점을 기반으로 큰 값부터 표시해줍니다. 숫자: 10 9 8 7 6 ...   문자 : ㅎㅍㅌㅋㅊ...   순서로 표시.

 

 

 

 

 

 

이름은 내림차순 ㅎㅍㅌㅋㅊ...

부서명은 오름차순 ㄱㄴㄷㄹㅁ...

영어독해는 10 9 8 7 6...

순서로 정렬했습니다.

 

그런데 똑같은 이름을 가진 사람이 별로 없어서

두번째 세번째 기준은 작용을 제대로 하지 못할 것 같습니다.

 

 

 

 

 

 

마침 버튼을 누르면

 

 

 

 

 

 

A3 셀을 기준으로 표를 만들겠냐고

다시한번 물어봅니다.

확인 버튼을 누르면

 

 

 

 

 

 

엑세스에서 내가 원하는 부분만 정렬이 되어서

출력된 것을 확인할 수 있습니다.

 

 

지금까지의 작업을 정리해보자면

 

시작위치(A3)를 정하고

가장 큰 단위인 엑세스 파일부터 오름/내림차순 까지

[즉, ACCDB(엑세스) -> TABLE(테이블)-> FIELD(필드) -> RECORD(레코드) -> SORT(정렬) 까지]
단계별로 자료를 걸러내어

원하는 자료를 출력하는 작업을 한 것입니다.

15점 짜리이므로 반드시 숙지하고 넘어가도록 합시다.